AI Scan — Assessment dei processi di backoffice

Il problema

Da dove nasce

Il 76% delle PMI italiane non ha investito in AI e non prevede di farlo. Non perché non serva, ma perché nessuno sa da dove partire: la scelta del primo processo è la decisione più importante e viene presa a intuito, o non viene presa affatto. Il risultato è che si finisce per comprare una piattaforma invece di risolvere un problema.

Il metodo

Come lavoriamo, fase per fase

1. 1

   Kick-off e perimetro

   Giorno 1 · 1h

   Mezz'ora con la proprietà e mezz'ora con chi il lavoro lo fa davvero. Definiamo i confini: quali funzioni guardiamo, quali persone intervistiamo, che dati possiamo vedere.

2. 2

   Interviste operative

   Giorni 2-4 · 4h

   Tre o quattro conversazioni da un'ora con gli operativi di amministrazione, customer service e commerciale interno. Non chiediamo "cosa vorresti automatizzare": chiediamo cosa hai fatto ieri, per quante ore, e quante volte hai riscritto lo stesso dato in due sistemi diversi.

3. 3

   Raccolta della baseline numerica

   Giorni 4-5 · 2h

   Estraiamo dal gestionale i volumi reali: fatture passive/anno, ordini ricevuti per canale, ticket, preventivi emessi e vinti. Senza numeri di partenza non esiste un ROI, esiste solo una speranza.

4. 4

   Scoring e priorità

   Giorni 5-6 · 2h

   Ogni processo candidato viene valutato su quattro assi: volume, ripetitività, costo dell'errore, qualità dei dati disponibili. Ne esce una classifica, non un elenco.

5. 5

   Presentazione e confronto

   Giorno 7 · 1h

   Un'ora con te sul documento. Ti diciamo anche cosa non conviene fare adesso e perché: è la parte che le società di consulenza saltano.

Le ore sono una stima. Il perimetro no: è scritto, e quello resta.

I deliverable

Cosa ti resta in mano

• Mappa dei processi candidati con volumi, tempi e costo annuo attuale di ciascuno
• Classifica motivata dei primi 3 processi da automatizzare, con il razionale della scelta
• Business case sul processo n.1: risparmio annuo stimato, ore necessarie, payback in mesi
• Baseline misurata: i numeri di partenza, per poter dimostrare il risultato tra sei mesi
• Semaforo di data readiness: quali dati sono pronti e quali vanno bonificati prima
• Elenco dei processi da NON toccare adesso, con la motivazione
• Preventivo del pacchetto di implementazione consigliato, a prezzo di catalogo

I risultati attesi

Su cosa ci misuriamo

Riferimenti: Tempo alla decisione — mesi · Costo del rischio — progetto intero. I valori attesi si fissano sul tuo caso, con i tuoi numeri.

La garanzia

Cosa serve da te

Prerequisiti

• Accesso in lettura al gestionale o export dei volumi ultimi 12 mesi
• Disponibilità di 3-4 persone per un'ora ciascuna
• Un referente interno che possa decidere

Fonti citate in questa pagina: Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI, PoliMi 2026 · MIT NANDA 2025

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