Agente Fatturazione Passiva

Il problema

Da dove nasce

In Italia lo SDI ha già risolto metà del problema: la fattura arriva in XML strutturato, quindi non serve leggerla. Quello che resta manuale è tutto il resto — la riconciliazione a tre vie con ordine e bolla, il controllo che il prezzo fatturato sia quello contrattato, l'attribuzione a commessa e centro di costo, il giro delle firme e i solleciti. Il 21,8% del tempo di un ufficio contabilità fornitori se ne va in solleciti, e il 18,4% delle fatture finisce in eccezione.

Il metodo

Come lavoriamo, fase per fase

1. 1

   Mappatura del ciclo passivo

   Settimana 1 · 8h

   Come arriva una fattura, chi la vede, chi approva cosa e sopra quale soglia, quali sono le eccezioni ricorrenti. Con i volumi reali dei dodici mesi precedenti e il tasso attuale di fatture che passano senza intervento.

2. 2

   Regole di matching

   Settimana 2 · 10h

   Progettiamo le tolleranze: quanto scostamento di prezzo è accettabile, come si gestisce una consegna parziale, cosa fare quando la fattura cita un ordine che non esiste. È qui che si decide quanta automazione è possibile.

3. 3

   Integrazione con il gestionale

   Settimana 3 · 12h

   Lettura di ordini, bolle, contratti fornitore e listini dal tuo sistema. Scrittura della registrazione contabile o della proposta di registrazione, secondo quanto il tuo software consente.

4. 4

   Motore di approvazione

   Settimana 4 · 10h

   Instradamento automatico ai responsabili secondo importo, categoria di spesa e centro di costo. Con solleciti automatici, che è la voce dove si recupera più tempo in assoluto.

5. 5

   Test sullo storico

   Settimana 5 · 6h

   Rigiriamo l'agente su sei mesi di fatture già registrate e confrontiamo. Ogni divergenza è o un bug nostro o un errore umano scoperto: entrambe le cose sono utili.

6. 6

   Formazione e go-live

   Settimana 6 · 4h

   Formiamo l'amministrazione e partiamo, con affiancamento sulle prime due settimane di chiusura.

Le ore sono una stima. Il perimetro no: è scritto, e quello resta.

I deliverable

Cosa ti resta in mano

• Riconciliazione automatica fattura–ordine–DDT con tolleranze configurabili
• Controllo prezzi contro listini e contratti fornitore, con segnalazione degli scostamenti
• Attribuzione automatica di centro di costo e commessa
• Flusso di approvazione con solleciti automatici
• Cruscotto delle eccezioni con motivo e responsabile
• Report mensile su tasso di automazione, tempo di ciclo e scostamenti prezzo rilevati

I risultati attesi

Su cosa ci misuriamo

Riferimenti: Fatture senza intervento — ~10% · Ciclo di approvazione — ~8 giorni · Ore/anno su ciclo passivo — 560 h. I valori attesi si fissano sul tuo caso, con i tuoi numeri.

La garanzia

Cosa serve da te

Prerequisiti

• Accesso a ordini, DDT e listini fornitore nel gestionale
• Soglie e responsabili di approvazione definiti

Fonti citate in questa pagina: Ardent Partners State of ePayables 2025 · Hackett Group nov 2025

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